כמה עולה לנו ניהול (או אי-ניהול) של מידע בעסק?

בעלי עסקים עצמאיים מתמודדים עם מספר רב של אתגרים, חלקם ידועים מאד וחלקם פחות, גם אם הם שכיחים. אחד מאלו הינו ניהול המידע בעסק. בין אם מדובר במידע שיווקי, פיננסי, משימות, לקוחות, השראה, תכתובות או אפילו תזכורות קטנות – ניהול נכון של כל המידע הקשור לאלו יכול להיות ההבדל בין עסק יעיל ומתפקד היטב לבין עסק שסובל מהפסדים, עיכובים ובלבול. בכתבה זו אפרט את המחירים של אי-ניהול מידע וכיצד ניתן להימנע מהם.

אבל קודם לכן – למה אני מתכוונת בניהול מידע בעסק? הכוונה בעצם לשני דברים – תשתיות טובות ומסודרות (ענן, גיבוי, לוגיקת תיקיות) ותהליכים וכלים מובנים לניהול סוגי מידע עסקי שונים – פיננסי, שיווקי, משימות, לקוחות.

לחץ נפשי ותפוקות נמוכות: המחירים של אי-ניהול מידע בעסק

אי-ניהול של מידע עסקי מתבטא בשלושה אופנים בעיקר: בלגן פיזי/דיגיטלי בשמירת המידע, טעויות במסמכים ובחישובים, ושוני בהתנהלות בין עובדים ומול לקוחות.

כשאתם קוראים את הנקודות הבאות, תזכרו בפעם האחרונה שחיפשתם את ההסכם העדכני ביותר עם ספק שלכם, שחתמתם ב hard copy, ועובד שלכם סרק אותו אך שמר אותו בדסקטופ שלו במקום במערכת התיוק העסקית, עם שם גנרי שנוצר על ידי תוכנת הסריקה. והוא כמובן בטוח שתייקת במקום הנכון, ובגלל שלא נתן לקובץ שם נורמלי, ההסכם לא עולה בחיפוש במחשב/במערכת. מתסכל ומבייש לפנות לספק לבקש העתק של החוזה… של עצמכם.

אלו המחירים השונים של אי-ניהול מידע בעסק:

1. בזבוז זמן: ללא מערכת מסודרת לניהול מידע, ניהול העסק הופך למסע בין אין ספור מיילים, תכתובות וואטסאפ, מסמכים מפוזרים, ותזכורות שנכתבות על פתקים שנשכחים. כל רגע כזה של חיפוש מידע או השלמת פרטים שלא נוהלו הוא רגע מבוזבז. עבור בעלי עסקים, זמן = כסף, וכל דקה שמבוזבזת על ניהול מידע לא נכון מתורגמת להפסד ישיר.
   מחקרים מראים כי עובדים מבזבזים בממוצע כ-30% מזמן העבודה שלהם בחיפוש אחר מידע שאינו נגיש או אינו מאורגן כהלכה – שעתיים וחצי ביום! יום עבודה שלם בשבוע. זה המון! עבור עסק קטן, זה עלול להתבטא בהפסד של לפחות 10,000 ש"ח בשנה לעובד, כאשר מחשבים את עלויות הזמן המבוזבז.
2. אובדן הזדמנויות עסקיות: פניה ללקוחות עם פרטים לא מדויקים יכולה להוביל לירידת אמון ואובדן לקוחות. קבלת חוויות שונות ע"י לקוחות עקב ניהול מידע לקוי פוגע במותג ובתדמית העסק. לקוח אחד יקבל מענה מהיר ומדויק, בעוד אחר יחכה זמן רב לתשובה או ימצא את עצמו מול חוסר מידע רלוונטי.
3. הפסדים כספיים ישירים: סקר שנערך בקרב עסקים קטנים ובינוניים מצא כי כ-40% מהעסקים דיווחו על הפסדים כלכליים כתוצאה מטעויות שנובעות מניהול מידע לקוי. טעות אחת בחשבונית או חוזה לא מדויק עלולה לעלות אלפי שקלים במקרה של לקוח גדול או עסקה משמעותית.
4. לחץ ועומס נפשי: בעל עסק שלא יודע היכן נמצאים המידע והמסמכים החשובים חווה לחץ מיותר שמקשה עליו לנהל את שאר הפעילות השוטפת.
   מחקר שנערך על ידי American Psychological Association מצא כי כ-20% מהעובדים סובלים מלחץ הנובע מעומס מידע לא מאורגן. הלחץ הנפשי מוביל לירידה בתפוקה ולהוצאות נוספות בגין ימי מחלה או צורך בגיוס כוח אדם נוסף.

ניהול מידע עסקי נכון מפנה הרבה מקום בראש (ובענן)

איך ניתן לחסוך את המחירים הללו? ע"י ניהול המידע בצורה שיטתית ואימוץ מספר הרגלים פשוטים למדי.

בחירת כלים לניהול מידע: ישנם היום כלים רבים שנועדו להקל על ניהול המידע בעסק. כלים לניהול משימות, תכתובות, מסמכים, לקוחות ולוחות זמנים מאפשרים לבעל העסק להתמקד בעבודה עצמה ולא בתהליך הסבוך של מציאת המידע הנכון בזמן הנכון. כלים כמו Google Workspace לניהול מיילים וקבצים, Todoist לניהול משימות, או Monday או ClickUp לניהול פרויקטים, יכולים לסדר את כל התמונה העסקית במקום אחד. כפי שאפשר לראות, מדובר בהרבה יותר ממערכת CRM.

אוטומציה של תהליכים: שימוש באוטומציות חוסך המון זמן ומפחית את הסיכוי לטעויות. ניתן להשתמש בכלים כמו Zapier לחיבור בין פלטפורמות שונות ולהעברת מידע בצורה אוטומטית – כך שחשבונית שנשלחת תועבר ישירות גם למערכת הנהלת החשבונות, לדוגמה.

אחסון ענן: במקום לשמור מסמכים בתיקיות פיזיות או על כוננים מקומיים, מומלץ להשתמש בשירותי אחסון ענן כמו Google Drive או Dropbox. אחסון בענן מאפשר גישה מכל מקום, שיתוף מסמכים בקלות, וגיבוי שוטף למידע הקריטי בעסק.

הטמעת שגרות יומיות ושבועיות: הקדשת זמן יומי או שבועי קצר לסידור המידע ולניהול המשימות, תחסוך שעות רבות בעתיד. התארגנות שוטפת מפחיתה את הצורך "לכבות שריפות" על בסיס יומי ומעניקה שקט נפשי.

כלים לניהול מידע עסקי – כמה זה עולה לנו?

החדשות הטובות הן שכלים לניהול מידע אינם בהכרח יקרים. ישנם כלים חינמיים כמו Google Keep לניהול רשימות קצרות, Trello לניהול משימות בסיסי, ו-Google Drive לאחסון בסיסי בענן. הכלים הללו מספיקים עבור עסקים קטנים ומאפשרים תפעול נוח.

עם זאת, ככל שהעסק גדל או שהצרכים הופכים למורכבים יותר, כלים מתקדמים עולים כסף – אבל גם חוסכים זמן וכסף בטווח הארוך. המפתח הוא – לא להתפזר, להיצמד לכלים מסוימים לאורך זמן, ללמוד אותם לעומק.

לדוגמה:

• Google Workspace – החל מ-24 ש"ח לחודש עבור נפח אחסון מורחב וכלים מתקדמים.
• Todoisthttps://todoist.com/pricing – גרסה חינמית עם אפשרות לשדרוג ב-15 שח לחודש.
• Dropbox – אחסון מורחב ב 10 $ לחודש.
• ClickUp – החל מ 7$ לחודש

השקעה נכונה בכלים הללו משתלמת במהירות, מכיוון שהיא מפנה זמן יקר לניהול ופיתוח העסק.

לסיכום:
אי-ניהול מידע בעסק גובה מחירים גבוהים, אך ניתן בקלות להימנע מההפסדים הללו על ידי שימוש בכלים פשוטים וזמינים לניהול נכון של המידע. השקעה במערכות פשוטות לניהול מידע ובאימוץ הרגלים חדשים חוסכים לא רק זמן וכסף, אלא גם מפחיתים את הלחץ ואת המורכבות בניהול העסק השוטף. כמו כל דבר בעסק, ניהול מידע דורש מחשבה תכנון ויישום, אבל התמורה משתלמת בכל קנה מידה.

הכותבת היא דבי קצב – ניהול כלכלי וניהול מידע אישי ועסקי www.debbiekatzav.com
יועצת ומלווה לניהול כלכלי ולניהול מידע אישי ועסקי מהמובילות בארץ.
מרצה, יזמת, פודקאסטרית (המתקצבת) ומרואיינת מבוקשת בתקשורת.
מלווה מאז 2011 יחידים, משפחות ועסקים קטנים בתהליכים כלכליים שונים כמו גם בענייני ניהול מידע אישי ו/או עסקי.
מפתחת כלים, שיטות עבודה וקונספטים המאפשרים לנהל את הכלכלה האישית/עסקית ו/או את המידע האישי/העסקי, בחיים האמיתיים.